Leitfäden & Vergleich
Defekte Heizung am Feiertag, Schlüssel vergessen am Abend, tropfender Hahn am Wochenende, Mieter rufen genau dann an, wenn die Hausverwaltung geschlossen ist. Unser Voice-Agent nimmt Schaden-Meldungen strukturiert auf, weist bei akuter Gefahr sofort auf die 112 hin, leitet nach Ihrer Bereitschaftsregel weiter und übergibt Routine-Anliegen am nächsten Morgen sortiert ins Postfach.
Eingehender Anruf
Hausverwaltung Meridian
00:00
Das Problem
Abends & WE
Mieter rufen abends, nachts und am Wochenende, wenn der Schaden auftritt, nicht wenn das Büro offen ist. Eine Mailbox ist keine Lösung, weil viele Anrufer keine Sprachnachricht hinterlassen.
10–15 Min.
Adresse, Wohnungsnummer, Schadens-Hergang, Ansprechpartner, Erreichbarkeit, Foto-Bereitschaft, sauber aufgenommen wird daraus schnell ein längeres Gespräch. Der Voice-Agent erledigt die Aufnahme in 4–6 Minuten und übergibt strukturiert.
Jeder
Wenn das Sekretariat am Vormittag fünf Mailbox-Nachrichten abarbeiten muss, um Termine zu vereinbaren, sind das schnell zwei Stunden. Mit einem Voice-Agent ist der Termin bei der ersten Interaktion gesetzt.
So wird der Voice-Agent eingesetzt
01
Bei Anliegen, die nach klar definierten Stichworten auf einen Notfall hindeuten (z. B. „Wasser“, „Gas“, „Aufzug steckt fest“), gibt der Agent zu Beginn jedes Gesprächs den Hinweis auf die 112 bei akuter Gefahr und leitet anschließend an den hinterlegten Bereitschafts-Dienst weiter. Routine-Schäden nimmt er strukturiert auf und reicht sie am nächsten Morgen ins Postfach.
02
Routine-Anfragen (Nebenkostenabrechnung, Zählerstand, Schlüsselverlust, Hausordnung) beantwortet der Agent direkt aus der hinterlegten Wissensbasis. Komplexere Anliegen werden klar dokumentiert weitergegeben, inklusive Rückruf-Zeitfenster.
03
Der Agent vereinbart Vor-Ort-Termine für Begehungen, Besichtigungen und Reparaturen, über Outlook- oder Cal.com-Sync. Handwerker bekommen die Adresse per E-Mail, Mieter eine SMS-Erinnerung am Vortag.
Anrufaufkommen, Software-Anbindung und Service-Tiefe unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. Deshalb legen wir den Umfang in einem 20-minütigen Erstgespräch gemeinsam fest und Sie erhalten ihn danach schriftlich.
einmalig
laufend
Häufige Fragen
Drei Haupt-Use-Cases: Schaden-Meldungen außerhalb der Bürozeit (Wasser, Heizung, Strom) strukturiert aufnehmen und an den Bereitschafts-Dienst übergeben; Mieter-Anliegen vorqualifizieren (Reparatur, Nebenkostenabrechnung, Schlüsselverlust); Termin-Koordination mit Handwerkern und Eigentümern.
Bei Stichworten, die auf akute Gefahr hindeuten (z. B. „Gas“, „Wasser läuft aus“, „Aufzug steckt fest“), spielt der Agent zu Gesprächsbeginn einen klaren Hinweis auf die Notruf-Nummer 112 aus und übergibt anschließend an den hinterlegten menschlichen Bereitschafts-Dienst. Der Voice-Agent ersetzt keinen Notruf-Empfang und gibt keine Sicherheits-Garantien.
In Phase 1 nicht direkt. Der Agent nimmt Meldungen strukturiert auf und übergibt sie per E-Mail oder Webhook an Ihre Software, Bearbeitungs-Hoheit bleibt bei Ihnen. Eine Live-Integration in Karthago, etg24, Domus oder Casavi ist derzeit nicht verfügbar.
In einem 20-minütigen Erstgespräch klären wir den Umfang: Schaden-Volumen, WEG- vs. Miet-Anteil und die Anbindung an Ihre Verwaltungs-Software (Karthago, etg24, Domus, Casavi) unterscheiden sich stark pro Verwaltung. Den vereinbarten Umfang erhalten Sie danach schriftlich.
Ja. Der Agent erkennt anhand der angerufenen Nummer oder über eine kurze Initialfrage, ob ein WEG-Eigentümer oder Mieter anruft, und passt Sprache und Routing entsprechend an.
Die strukturierte Lead-Verarbeitung läuft auf selbst betriebener n8n-Infrastruktur. Der Voice-Stack bindet über die Plattform VAPI auch US-Sub-Processors auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln ein. Vollständige Sub-Processor-Liste und Drittland-Transfer-Tabelle sind im Trust Center (podschi.de/trust) und in der Datenschutzerklärung dokumentiert; AVV-Vorlage und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie als Vertragsunterlagen auf Anfrage.
20-Minuten-Erstgespräch
Wir prüfen gemeinsam, ob sich ein Voice-Agent für Ihren Betrieb rechnet, besprechen den passenden Einsatz-Pfad für Ihren Betrieb. Kein Verkaufsgespräch.