Leitfäden & Vergleich
Mehr Erstmandanten erreichen Ihre Kanzlei.
Erstmandanten rufen einmal an. Wenn niemand abnimmt, rufen sie den nächsten Kollegen an, nicht später noch einmal. Unser Voice-Agent nimmt Anliegen und Terminwünsche strukturiert auf, ohne Rechtsberatung zu leisten und ohne in die berufsrechtlich sensible Konflikt-Prüfung einzugreifen. Eine Anbindung an Ihren Kalender richten wir nach Abstimmung ein. Die Konflikt-Entscheidung treffen Sie weiterhin selbst, auf Basis der strukturierten Vorab-Notiz.
Eingehender Anruf
Kanzlei Brandt & Kollegen
00:00
Das Problem
Oft
Ein Erstkontakt-Anruf landet häufig bei der Sekretariats-Mailbox oder klingelt ergebnislos, beide Wege führen zum Wettbewerb. Ihre tatsächliche Quote rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch.
Stunden
Das Sekretariat ist im Termin, in der Buchhaltung oder im Telefonat mit einem anderen Mandanten. Bis zum Rückruf kann der Erstmandant schon eine andere Kanzlei erreicht haben.
Jan–Mai
Während der Erklärungs-Saison steigen die Mandanten-Anfragen deutlich. Saison-Personal ist teuer und braucht Einarbeitung, der Voice-Agent nimmt auch zu Spitzenzeiten mehrere Anrufe gleichzeitig an.
Wie viele Erstmandate nicht angenommene Anrufe kosten können, zeigt unsere Modellrechnung zu verlorenen Erstmandaten in DACH-Kanzleien (offene Annahmen, keine Zusage).
So wird der Voice-Agent eingesetzt
01
Der Agent nimmt Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung und Dringlichkeit auf, nach festem Skript, ohne in die Beratung zu gehen. Das Anliegen landet als strukturierte Notiz auf Ihrem Tisch, damit Sie die Konflikt-Prüfung und die fachliche Erstbewertung selbst treffen können.
02
Der Agent nimmt Terminwünsche strukturiert auf (Erstgespräch, Folgetermin, Telefon-Termin). Ist Ihr Kalender nach Abstimmung angebunden, schlägt er freie Termine vor und schickt eine Bestätigung per E-Mail; ohne Anbindung geht der Terminwunsch als Notiz an Ihr Sekretariat.
03
„Wie ist der Stand meiner Steuererklärung?“, „Wann läuft meine Frist ab?“, „Ist mein Schriftsatz schon raus?“ Stellen Sie dem Agenten nach Abstimmung einen Akten-Status bereit, beantwortet er solche Fragen daraus; sonst dokumentiert er eine Rückruf-Bitte mit Vermerk.
Anrufaufkommen, Software-Anbindung und Service-Tiefe unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb. Deshalb legen wir den Umfang in einem 20-minütigen Erstgespräch gemeinsam fest und Sie erhalten ihn danach schriftlich.
einmalig
laufend
Häufige Fragen
Drei Haupt-Use-Cases: Erstkontakt-Qualifizierung (Anliegen aufnehmen, Konflikt-Prüfung vorbereiten), Termin-Vereinbarung (Anbindung an Outlook oder Kanzlei-Software nach Abstimmung), Mandanten-Statusabfragen (Aktenstand, Fristen, Rückruf-Wunsch).
Der Agent nimmt ausschließlich nicht-rechtsberatende Informationen auf (Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung, Termin-Wunsch) und leistet keine Rechtsberatung. Er funktioniert als Empfangs-Vorzimmer, nicht als Berater. Die berufsrechtliche Einordnung im Einzelfall (Verschwiegenheit, BRAO/StBerG) treffen Sie bzw. Ihre zuständige Kammer; auf Anfrage liefern wir einen schriftlichen Funktionsbeschrieb für die Kammer-Vorlage.
Mandats-bezogene Daten verarbeiten wir auf selbst betriebener n8n-Infrastruktur. Sprach-Modell und Sprachsynthese laufen über die Plattform VAPI und deren US-Sub-Processors auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und verarbeiten nur das für die Antwort Nötige; Speicher- und Löschfristen regeln wir vertraglich im AVV. Vollständige Sub-Processor-Tabelle im Trust Center (podschi.de/trust); AVV mit BRAO-/StBerG-Bezug und vollständige TOMs nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie als Vertragsunterlagen auf Anfrage.
In einem 20-minütigen Erstgespräch klären wir den Umfang: Mandanten-Volumen, Konflikt-Prüfungs-Anforderungen und Software-Integration (DATEV, Adnova+, RA-Micro, AnNoText) sind kanzlei-spezifisch. Den vereinbarten Umfang erhalten Sie danach schriftlich.
In Phase 1 nicht. Der Agent übergibt strukturierte Daten per E-Mail oder Webhook. Eine Live-Integration mit DATEV, Adnova+, RA-Micro oder AnNoText ist derzeit nicht verfügbar.
Fristen werden niemals selbständig angenommen oder bestätigt, der Agent erfasst das Anliegen mit Zeitstempel, leitet sofort an den hinterlegten Anwalt oder das Sekretariat weiter und dokumentiert die Weiterleitung nachvollziehbar nach vereinbartem Protokoll- und Lösch-Konzept.
20-Minuten-Erstgespräch
Wir prüfen gemeinsam, ob sich ein Voice-Agent für Ihren Betrieb rechnet, besprechen den passenden Einsatz-Pfad für Ihren Betrieb. Kein Verkaufsgespräch.