Oft
erreichen Erstmandanten beim ersten Versuch niemanden.
Ein Erstkontakt-Anruf landet häufig bei der Sekretariats-Mailbox oder klingelt ergebnislos — beide Wege führen zum Wettbewerb. Im Pilot messen wir Ihre tatsächliche Quote.
01
Voice-Agent für Kanzleien · DACH
Mehr Erstmandanten erreichen Ihre Kanzlei.
Erstmandanten rufen einmal an. Wenn niemand abnimmt, rufen sie den nächsten Kollegen an — nicht später noch einmal. Unser Voice-Agent nimmt Anliegen strukturiert auf und schlägt Termine im Outlook vor — ohne Rechtsberatung zu leisten und ohne in die berufsrechtlich sensible Konflikt-Prüfung einzugreifen. Die Konflikt-Entscheidung treffen Sie weiterhin selbst, auf Basis der strukturierten Vorab-Notiz.
09:42
Eingehender Anruf
Kanzlei Brandt & Kollegen
00:00
Live · KI-Agent aktiv
Das Problem
Drei Realitäten in Kanzleien.
12 Std.
vergehen typischerweise zwischen Anruf und Rückruf.
Selbst gut organisierte Kanzleien schaffen den Rückruf am gleichen Tag bei weniger als 40 % der Erstanrufe — das Sekretariat ist im Termin, in der Buchhaltung, im Telefonat mit einem anderen Mandanten.
Jan–Mai
ist die Anruf-Spitze in Steuerkanzleien.
Während der Erklärungs-Saison verdoppeln sich die Mandanten-Anfragen. Saison-Personal ist teuer und braucht Wochen Einarbeitung — der Voice-Agent ist sofort skalierbar.
So wird der Voice-Agent eingesetzt
Drei Einsatzszenarien.
01
Erstkontakt-Qualifizierung — strukturiert, ohne Rechtsberatung
Der Agent nimmt Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung und Dringlichkeit auf — nach festem Skript, ohne in die Beratung zu gehen. Das Anliegen landet als strukturierte Notiz auf Ihrem Tisch, damit Sie die Konflikt-Prüfung und die fachliche Erstbewertung selbst treffen können.
- Klares Skript ohne Beratungs-Charakter
- Strukturierte Notiz als Vorbereitung Ihrer Konflikt-Prüfung
- Übergabe an Anwalt oder Sekretariat per E-Mail
- Strukturierte Gesprächsnotiz · auf Wunsch mit Einwilligung als Transkript (keine Audio-Aufzeichnung im Standard)
02
Termin-Vereinbarung mit Kalender-Sync (Outlook & Google)
Der Agent kennt Ihre Verfügbarkeit, schlägt aktiv Slots vor (Erstgespräch, Folgetermin, Telefon-Termin) und schickt Bestätigung per E-Mail. Mandant kann am Telefon umbuchen oder absagen.
- Outlook 365 und Google Workspace nativ
- Slot-Filter nach Anwalt und Termin-Typ
- Bestätigungs-E-Mail mit Vorbereitungs-Hinweisen
- RA-Micro / AnNoText-Anbindung in Phase 2
03
Mandanten-Statusabfragen ohne Sekretariats-Belastung
„Wie ist der Stand meiner Steuererklärung?“, „Wann läuft meine Frist ab?“, „Ist mein Schriftsatz schon raus?“ — der Agent beantwortet aus dem hinterlegten Akten-Status oder dokumentiert eine Rückruf-Bitte mit Vermerk.
- Mandanten-Identifikation per Mandats-Nummer (keine biometrische Erkennung)
- Read-only-Zugriff auf hinterlegten Akten-Status
- Fristen werden nie selbständig bestätigt
- Rückruf-Bitte mit Zeitfenster-Vorschlag
Investition · Festpreis nach Erstgespräch
Pilot, Setup, Betrieb.
Individuell auf Ihren Betrieb kalkuliert.
Jeder Kunde ist anders — Anrufaufkommen, Software-Integration und Service-Tiefe entscheiden über die Investition. Wir kalkulieren einen verbindlichen Festpreis nach einem 20-minütigen Erstgespräch, unterteilt in drei Komponenten: Pilot, Produktiv-Einrichtung und monatlichen Betrieb.
Der Pilot läuft mit Erfolgs-Klausel: werden die im Auftakt-Workshop vereinbarten Kriterien nicht erreicht, entfällt der Folgevertrag — die Pilot-Pauschale bleibt bestehen. Auf Wunsch prüfen wir gemeinsam passende Digitalisierungs-Förderprogramme der Länder (z. B. Bayern Digital, MID Digital NRW, aws Digitalisierung in AT) und unterstützen bei der Antragstellung.
4 Wochen · einmalig
Voice-Agent Pilot
Ein Einsatzszenario, bis zu 50 Testanrufe, Erfolgs-Klausel am Ende der vierten Woche. Werden die im Auftakt-Workshop vereinbarten Kriterien nicht erreicht, entfällt der Folgevertrag — die Pilot-Pauschale bleibt bestehen.
Pilot bestanden · einmalig
Produktiv-Einrichtung
- Stimm- & Persona-Design
- Systemanbindung (Phase 1)
- Test-Protokoll vor Livegang
- Eskalations- & Übergabe-Regeln
monatlich · 6 Monate Mindestlaufzeit
Betrieb
- Agent: rund um die Uhr (SLA-Verfügbarkeit)
- Support: 4 h Reaktion werktags
- Laufendes Monitoring
- Monatlich kündbar nach Mindestlaufzeit
Häufige Fragen
Alles, was Kanzleien vor dem Pilot wissen wollen.
Wofür setzen Kanzleien einen KI-Telefonassistenten ein?
Drei Haupt-Use-Cases: Erstkontakt-Qualifizierung (Anliegen aufnehmen, Konflikt-Prüfung vorbereiten), Termin-Vereinbarung mit Outlook- oder Anwalts-Software-Sync, Mandanten-Statusabfragen (Aktenstand, Fristen, Rückruf-Wunsch).
Darf eine KI Mandanten-Anliegen aufnehmen?
Der Agent nimmt ausschließlich nicht-rechtsberatende Informationen auf (Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung, Termin-Wunsch) und leistet keine Rechtsberatung — er funktioniert als Empfangs-Vorzimmer, nicht als Berater. Die berufsrechtliche Einordnung im Einzelfall (Verschwiegenheit, BRAO/StBerG) treffen Sie bzw. Ihre zuständige Kammer; auf Anfrage liefern wir einen schriftlichen Funktionsbeschrieb für die Kammer-Vorlage.
Wie ist die Verschwiegenheits-Pflicht abgesichert?
Mandats-bezogene Daten werden EU-seitig verarbeitet (n8n self-hosted). Sprach-Modell und Sprachsynthese laufen über die Plattform VAPI und deren US-Sub-Processors auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und verarbeiten nur das für die Antwort Nötige — ohne dauerhafte Speicherung der Inhalte (Zero Data Retention bei OpenAI, No-Training bei ElevenLabs). Vollständige Sub-Processor-Tabelle im Trust Center (podschi.de/trust); AVV mit BRAO-/StBerG-Bezug und vollständige TOMs nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie als Vertragsunterlagen auf Anfrage.
Was kostet das?
Festpreis-Modell, individuell nach Erstgespräch kalkuliert — Mandanten-Volumen, Konflikt-Prüfungs-Anforderungen und Software-Integration (DATEV, Adnova+, RA-Micro, AnNoText) sind kanzlei-spezifisch. Pilot mit Erfolgs-Klausel über vier Wochen: werden die im Auftakt-Workshop vereinbarten Kriterien nicht erreicht, entfällt der Folgevertrag. Die verbindliche Investition erhalten Sie schriftlich nach dem 20-minütigen Erstgespräch.
Geht eine Anbindung an DATEV, Adnova+ oder Anwalts-Software (RA-Micro, AnNoText)?
In Phase 1 nicht. Der Agent übergibt strukturierte Daten per E-Mail oder Webhook. Live-Integration mit DATEV, Adnova+, RA-Micro oder AnNoText ist Phase 2 nach 3–6 Monaten erfolgreichem Pilot.
Was tut der Agent bei Fristen-relevanten Anrufen?
Fristen werden niemals selbständig angenommen oder bestätigt — der Agent erfasst das Anliegen mit Zeitstempel, leitet sofort an den hinterlegten Anwalt oder das Sekretariat weiter und dokumentiert die Weiterleitung nachvollziehbar nach vereinbartem Protokoll- und Lösch-Konzept.
20-Minuten-Erstgespräch
Reden wir 20 Minuten über Ihren Betrieb.
Wir prüfen gemeinsam, ob sich ein Voice-Agent für Ihren Betrieb rechnet, hören ein Audio-Beispiel und besprechen den passenden Einsatz-Pfad. Kein Verkaufsgespräch.