Leitfäden & Vergleich
Erstmandanten rufen einmal an. Wenn niemand abnimmt, rufen sie den nächsten Kollegen an — nicht später noch einmal. Unser Voice-Agent nimmt Anliegen strukturiert auf und schlägt Termine im Outlook vor — ohne Rechtsberatung zu leisten und ohne in die berufsrechtlich sensible Konflikt-Prüfung einzugreifen. Die Konflikt-Entscheidung treffen Sie weiterhin selbst, auf Basis der strukturierten Vorab-Notiz.
Eingehender Anruf
Kanzlei Brandt & Kollegen
00:00
Das Problem
Oft
Ein Erstkontakt-Anruf landet häufig bei der Sekretariats-Mailbox oder klingelt ergebnislos — beide Wege führen zum Wettbewerb. Ihre tatsächliche Quote rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch.
12 Std.
Selbst gut organisierte Kanzleien schaffen den Rückruf am gleichen Tag bei weniger als 40 % der Erstanrufe — das Sekretariat ist im Termin, in der Buchhaltung, im Telefonat mit einem anderen Mandanten.
Jan–Mai
Während der Erklärungs-Saison verdoppeln sich die Mandanten-Anfragen. Saison-Personal ist teuer und braucht Wochen Einarbeitung — der Voice-Agent ist sofort skalierbar.
So wird der Voice-Agent eingesetzt
01
Der Agent nimmt Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung und Dringlichkeit auf — nach festem Skript, ohne in die Beratung zu gehen. Das Anliegen landet als strukturierte Notiz auf Ihrem Tisch, damit Sie die Konflikt-Prüfung und die fachliche Erstbewertung selbst treffen können.
02
Der Agent kennt Ihre Verfügbarkeit, schlägt aktiv Slots vor (Erstgespräch, Folgetermin, Telefon-Termin) und schickt Bestätigung per E-Mail. Mandant kann am Telefon umbuchen oder absagen.
03
„Wie ist der Stand meiner Steuererklärung?“, „Wann läuft meine Frist ab?“, „Ist mein Schriftsatz schon raus?“ — der Agent beantwortet aus dem hinterlegten Akten-Status oder dokumentiert eine Rückruf-Bitte mit Vermerk.
Jeder Kunde ist anders — Anrufaufkommen, Software-Integration und Service-Tiefe entscheiden über die Investition. Wir kalkulieren einen verbindlichen Festpreis nach einem 20-minütigen Erstgespräch, unterteilt in zwei Komponenten: einmalige Einrichtung und monatlichen Betrieb.
Auf Wunsch prüfen wir gemeinsam passende Digitalisierungs-Förderprogramme der Länder (z. B. Bayern Digital, MID Digital NRW, aws Digitalisierung in AT) und unterstützen bei der Antragstellung.
einmalig
monatlich · Laufzeit laut Angebot
Häufige Fragen
Drei Haupt-Use-Cases: Erstkontakt-Qualifizierung (Anliegen aufnehmen, Konflikt-Prüfung vorbereiten), Termin-Vereinbarung mit Outlook- oder Anwalts-Software-Sync, Mandanten-Statusabfragen (Aktenstand, Fristen, Rückruf-Wunsch).
Der Agent nimmt ausschließlich nicht-rechtsberatende Informationen auf (Kontaktdaten, Anliegen-Beschreibung, Termin-Wunsch) und leistet keine Rechtsberatung — er funktioniert als Empfangs-Vorzimmer, nicht als Berater. Die berufsrechtliche Einordnung im Einzelfall (Verschwiegenheit, BRAO/StBerG) treffen Sie bzw. Ihre zuständige Kammer; auf Anfrage liefern wir einen schriftlichen Funktionsbeschrieb für die Kammer-Vorlage.
Mandats-bezogene Daten werden EU-seitig verarbeitet (n8n self-hosted). Sprach-Modell und Sprachsynthese laufen über die Plattform VAPI und deren US-Sub-Processors auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und verarbeiten nur das für die Antwort Nötige; Speicher- und Löschfristen regeln wir vertraglich im AVV. Vollständige Sub-Processor-Tabelle im Trust Center (podschi.de/trust); AVV mit BRAO-/StBerG-Bezug und vollständige TOMs nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie als Vertragsunterlagen auf Anfrage.
Individuell nach Erstgespräch kalkuliert — Mandanten-Volumen, Konflikt-Prüfungs-Anforderungen und Software-Integration (DATEV, Adnova+, RA-Micro, AnNoText) sind kanzlei-spezifisch. Die verbindliche Investition erhalten Sie schriftlich nach dem 20-minütigen Erstgespräch.
In Phase 1 nicht. Der Agent übergibt strukturierte Daten per E-Mail oder Webhook. Live-Integration mit DATEV, Adnova+, RA-Micro oder AnNoText ist Phase 2 nach 3–6 Monaten stabilem Betrieb.
Fristen werden niemals selbständig angenommen oder bestätigt — der Agent erfasst das Anliegen mit Zeitstempel, leitet sofort an den hinterlegten Anwalt oder das Sekretariat weiter und dokumentiert die Weiterleitung nachvollziehbar nach vereinbartem Protokoll- und Lösch-Konzept.
20-Minuten-Erstgespräch
Wir prüfen gemeinsam, ob sich ein Voice-Agent für Ihren Betrieb rechnet, hören ein Audio-Beispiel und besprechen den passenden Einsatz-Pfad. Kein Verkaufsgespräch.