22 Uhr Sonntag, Mailbox. Buchung weg.
Bei 18 Anrufen/Tag sind das im mittleren Modell rund 10 verlorene Buchungen pro Monat (~115 pro Jahr) — etwa 26.600 € Jahreshebel.
Verlorener Umsatz (Modellrechnung)
≈ 26.600 €/Jahr
01
Voice-Agent für Hotels · DACH
Mehr Reservierungsanfragen erreichen Ihr Haus.
Ihr digitaler Telefonassistent nimmt Buchungsanfragen außerhalb der Rezeptionszeit an, beantwortet wiederkehrende Gästefragen und entlastet Ihre Rezeption in den Stoßzeiten. Pilot in vier Wochen, produktiv ab Woche 5–6, Festpreis nach Erstgespräch.
Pilot in 4 Wochen
Festpreis nach Erstgespräch
09:42
Eingehender Anruf
Hotel Bellevue
00:00
Live · KI-Agent aktiv
Das Problem
Wer am Telefon nicht da ist, verliert die Buchung.
Die drei häufigsten Schmerzen privatgeführter 3- und 4-Sterne-Hotels im DACH-Raum — und was sie tatsächlich kosten.
Anfahrt, Parken, Frühstück — jeden Tag wieder.
60–70 % der Telefonzeit Ihrer Rezeption gehen für Standardfragen drauf. Zeit, die für Check-in und persönlichen Gästeservice fehlt.
Eingesparte Rezeptionszeit
≈ 11 h/Monat
Restaurantreservierung zwischen Tür und Angel.
Tischanfragen treffen auf die Hotel-Hauptnummer. Zwischen Check-in-Gast, Buchung und Reservierung umzuschalten kostet jeden dritten Tisch.
Zusätzliche Reservierungen
≈ 3–8 Tische/Monat
Modellrechnung auf Basis von Branchenbandbreiten (u. a. Bitkom). Tatsächliche Werte variieren je nach Standort, Größenklasse und Saisonalität. Wir rechnen Ihre individuellen Zahlen im 20-Minuten-Gespräch konkret durch.
Einsatzszenarien
Drei Einsatzszenarien, die in der ersten Pilotphase produktiv gehen.
Bewusst integrationsarm: kein Schreibzugriff auf Ihr PMS, keine Sicherheitsimplikationen. Damit ist der Pilot in vier Wochen lieferbar — und Sie behalten die volle Buchungshoheit.
Phase 1 · sofort lieferbar
Reservierungsanfragen ab 22 Uhr.
Anfrage statt Live-Buchung: Der Agent erfasst die Reservierungsanfrage strukturiert und übergibt an Ihre Rezeption. Die Buchungshoheit bleibt beim Hotel.
Beispielszenario
„Ich hätte gerne ein Doppelzimmer für Mittwoch bis Freitag, zwei Personen.“
„Sehr gerne. Standard oder Komfort mit Stadtblick? Unter welcher Nummer dürfen wir Sie morgen früh zurückrufen?“
Wirkung: 5–15 zusätzliche qualifizierte Anfragen pro Monat
Phase 1 · sofort lieferbar
Anfahrt, Frühstück, Parken, WLAN.
Die 15–25 häufigsten Gästefragen direkt am Telefon beantwortet. Ihre Rezeption gewinnt 8–12 Stunden pro Woche für Check-in und persönlichen Service.
Beispielszenario
„Hallo, wann ist denn euer Check-in heute?“
„Unser Check-in ist von 15 bis 22 Uhr. Bei späterer Anreise hinterlegen wir Ihren Schlüssel im Late-Check-in-Tresor — geben Sie uns einfach kurz vorher Bescheid.“
Wirkung: 1.225–1.750 €/Monat eingesparte Personalkosten
Phase 1 · sofort lieferbar
Tischreservierungen sauber getrennt.
Nur für Hotels mit À-la-carte-Restaurant
Restaurantanfragen laufen in eigenem Flow: Datum, Uhrzeit, Personen, Allergien, Anlass. Die Restaurantleitung bestätigt direkt — die Rezeption bleibt frei.
Beispielszenario
„Ein Tisch für vier, morgen 19 Uhr — wir feiern ein Jubiläum.“
„Wunderbar. Vier Personen, 19 Uhr, Restaurant, Jubiläum notiert. Möchten Sie Allergien oder Wünsche zur Sitzplatzierung mitgeben? Unsere Restaurantleitung bestätigt Ihnen innerhalb von zwei Stunden per SMS.“
Wirkung: ≈ 80–120 € Deckungsbeitrag pro gewonnener Reservierung
Live-PMS-Buchung (Apaleo, Mews, Protel) und Spät-Check-in-Code-Vergabe sind als Phase 2 vorgesehen — frühestens drei Monate nach Go-Live des Pilots.
Investition · Festpreis nach Erstgespräch
Pilot, Setup, Betrieb.
Individuell auf Ihr Haus kalkuliert.
Anrufaufkommen, PMS-Integration (Apaleo, Mews, Protel, SIHOT) und Service-Tiefe entscheiden über die Investition. Wir kalkulieren einen verbindlichen Festpreis nach einem 20-minütigen Erstgespräch, unterteilt in drei Komponenten: Pilot, Produktiv-Einrichtung und monatlichen Betrieb.
Der Pilot läuft mit Erfolgs-Klausel: werden die im Auftakt-Workshop vereinbarten Erfolgs-Kriterien nicht erreicht, entfällt der Folgevertrag — und es bleibt bei der Pilot-Pauschale.
Auf Wunsch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen passende Digitalisierungsförderprogramme der Länder (z. B. Bayern Digital, MID Digital NRW, aws Digitalisierung in AT) und unterstützen bei der Antragstellung.
4 Wochen · einmalig
Voice-Agent Pilot
Ein Einsatzszenario, bis zu 50 Testanrufe, Erfolgs-Klausel am Ende der vierten Woche. Greift sie nicht, entfällt der Folgevertrag.
Pilot bestanden · einmalig
Produktiv-Einrichtung
- Auftakt-Workshop vor Ort oder remote
- Stimm- & Persona-Design
- Test-Protokoll: 30–50 Anrufe vor Livegang
- Eskalations- & Übergabe-Regeln dokumentiert
monatlich · 6 Monate Mindestlaufzeit
Betrieb
ab 990 € / Monat
- Agent: rund um die Uhr (SLA-Verfügbarkeit)
- Support: 4 h Reaktion werktags
- Laufendes Monitoring
- Monatliche Stimm-Pflege
- Verlängerung monatlich kündbar
Häufige Fragen
Alles, was Hoteliers vor dem Pilot wissen wollen.
Fehlt Ihre Frage? Direkt im Erstgespräch stellen.
Wie schnell sind wir live?
Pilot in vier Wochen. Auftakt-Workshop in Woche 1, Test mit 30–50 internen Anrufen in Woche 3, Parallel-Schaltung neben Ihrer Rezeption am Ende von Woche 4. Voll produktiv ab Woche 5–6.
Was kostet das?
Festpreis-Modell, individuell auf Ihren Betrieb kalkuliert nach einem 20-minütigen Erstgespräch — Anrufaufkommen, PMS-Integration (Apaleo, Mews, Protel, SIHOT) und Service-Tiefe unterscheiden sich pro Haus. Pilot mit Erfolgs-Klausel über vier Wochen: werden die im Auftakt-Workshop vereinbarten Kriterien nicht erreicht, entfällt der Folgevertrag. Die verbindliche Kalkulation erhalten Sie schriftlich nach dem Erstgespräch. Auf Wunsch prüfen wir gemeinsam passende Digitalisierungs-Förderprogramme der Länder.
Müssen wir unser PMS (Apaleo, Mews, Protel, SIHOT) anbinden?
In Phase 1 nicht. Der Agent nimmt Anfragen strukturiert auf und sendet sie per E-Mail an Ihre Rezeption — Buchungshoheit bleibt bei Ihnen. Live-PMS-Buchung ist Phase 2, nach 3–6 Monaten erfolgreichem Pilot.
Was passiert mit Anfragen, die der Agent nicht versteht?
Fallback-Logik: Bei Unsicherheit übergibt der Agent an die Mailbox mit klarem Rückrufhinweis. Nach transparenter Ansage wird jedes Gespräch als strukturierte Notiz dokumentiert (standardmäßig keine Audio-Aufzeichnung); Löschfristen sind im AVV definiert. Sie sehen jede Anfrage im Dashboard, Fehlerkennungen passen wir wöchentlich nach.
Können wir das selbst mit einer Telefonanlage und ChatGPT bauen?
Technisch möglich. Praktisch müssen Sie vier Bereiche selbst abdecken: technische Stabilität (Latenz, Telefonie-Anbindung), Datenflüsse dokumentieren und Auftragsverarbeitung mit allen Anbietern aufsetzen, KI-Kennzeichnung im Gesprächsverlauf und laufender Betrieb (Monitoring, Updates, Stimm-Pflege). Wir liefern eine Hotel-Vorlage, die diese vier Bereiche von Anfang an mitbringt — Sie ersparen sich vier bis sechs Monate Eigenentwicklung.
Wie ist der Datenschutz geregelt?
Vollständige Sub-Processor-Liste und Drittland-Transfer-Tabelle sind im Trust Center (podschi.de/trust) und in der Datenschutzerklärung dokumentiert; AVV-Vorlage und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO erhalten Sie als Vertragsunterlagen auf Anfrage.
20 Minuten. Ehrliche Einschätzung.
Kein Verkaufsgespräch.
Wir prüfen mit Ihnen, ob sich der Voice-Agent für Ihr Haus rechnet — und sagen es Ihnen, wenn nicht. Hinterlassen Sie uns kurz Ihre Daten; wir melden uns innerhalb eines Werktages mit zwei Terminvorschlägen.