KI im Betrieb einführen: Womit fangen Sie an?

So gehen Sie vor

1. ErstgesprächSie erzählen, wie Ihr Betrieb arbeitet und wo es hakt. Wir sagen, wo wir Ansatzpunkte sehen. Danach entscheiden Sie, ob eine Potenzialanalyse folgt.
2. KI-PotenzialanalyseWir gehen Ihre Abläufe Bereich für Bereich durch: Wo hilft KI, wo reicht eine feste Regel, was bleibt, wie es ist. Dazu eine Reihenfolge nach Nutzen, eine Empfehlung, was Ihre vorhandenen Lizenzen schon leisten, etwa Microsoft 365, und ein Angebot für den ersten Ablauf. Werkzeuge und Anbieter wählen wir gemeinsam mit der Person, die bei Ihnen für Datenschutz zuständig ist.
3. Erster Ablauf in BetriebWir bauen den Ablauf, der auf Ihrer Liste oben steht, binden Ihre Programme an, soweit das technisch geht, und testen mit Beispielen aus Ihrem Alltag. In Betrieb geht er erst nach Ihrer Abnahme.
4. Einführung im TeamAuf Wunsch weisen wir Ihr Team ein: was das Werkzeug tut, was es nicht tut, was geprüft werden muss und wer bei Fehlern eingreift. Danach übernehmen wir auf Wunsch auch den Betrieb.

Mit KI, ohne KI oder gar nicht

Nicht jeder Ablauf braucht KI. Daten von einem Programm ins andere zu übertragen folgt festen Regeln und arbeitet jedes Mal gleich. KI hilft vor allem dort, wo freier Text gelesen, eingeordnet oder geschrieben wird; manches davon lösen auch feste Regeln. Und manches bleibt beim Menschen, etwa Preisgespräche. Die Analyse sortiert Ihre Abläufe in diese drei Gruppen.

Was die KI am Ende tun darf, legen Sie fest: ob sie nur vorbereitet und ein Mensch freigibt, oder ob feste Schritte von selbst laufen.

Was Sie außerdem bedenken sollten

Die Potenzialanalyse ist technische und organisatorische Beratung, keine Rechtsberatung. Datenschutzfragen klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, falls Sie einen haben, weitere Rechtsfragen mit Ihrer Kanzlei.

Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, binden Sie ihn früh ein (Art. 38 Abs. 1 DSGVO). Bei voraussichtlich hohem Risiko für Betroffene ist vor dem Start eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 35 DSGVO).

Haben Sie einen Betriebsrat, informieren Sie ihn rechtzeitig über geplante KI-Werkzeuge und beraten mit ihm die Auswirkungen (§ 90 BetrVG). Kann ein Werkzeug Verhalten oder Leistung überwachen, bestimmt er mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Wer KI einsetzt, muss die KI-Kompetenz seiner Leute mit passenden Maßnahmen unterstützen; ein bestimmtes Niveau verlangt das Gesetz nicht (Art. 4 KI-Verordnung in der Fassung seit 27.07.2026). Eine Einweisung im Team ist dafür ein naheliegender Schritt. Diese Hinweise dienen der Orientierung und ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Wovon der Aufwand abhängt

Jeder Betrieb arbeitet anders, darum steht hier kein Preis. Den Umfang bestimmen vor allem vier Punkte: wie viele Abläufe Sie angehen, ob Ihre Programme Schnittstellen haben, wie geordnet Ihre Vorlagen und Listen sind, und ob wir den Betrieb danach übernehmen sollen. Ob und wie die Analyse vergütet wird, klären wir vorab mit Ihnen.

Für Digitalisierungsvorhaben mit Umsetzung kann in Bayern für kleine gewerbliche Betriebe der Digitalbonus in Frage kommen; Freie Berufe sind ausgeschlossen, reine Beratung ohne Umsetzung wird nicht gefördert. Den Antrag stellen Sie vor dem Auftrag, begonnen wird erst nach der Eingangsbestätigung. Eine Zusage ist das nicht.