E-Mails automatisch sortieren
In vielen Betrieben landet alles in einem Postfach: Anfragen, Rechnungen, Rückfragen und Werbung. Jemand liest jede Mail und schiebt sie dorthin, wo sie hingehört. Diese Arbeit kann eine Automatisierung übernehmen.
Was die Automatisierung macht
- EinordnenKIJede neue Mail wird gelesen und einer Art zugeordnet, etwa Anfrage, Stornierung, Rechnung oder Werbung.
- AussortierenRegelWerbung und Spam wandern aus dem Eingang in einen eigenen Ordner. Gelöscht wird dabei nichts.
- WeitergebenRegelRechnungen gehen an die Buchhaltung, Anfragen an die zuständige Person oder in den passenden Ordner.
- Antwort vorbereitenKIAuf Wunsch schreibt die KI einen Antwortentwurf. Ein Mensch liest ihn, ändert ihn bei Bedarf und schickt ihn ab.
Wann es KI braucht
Ob eine Mail eine Anfrage oder eine Beschwerde ist, steht selten im Betreff. Dafür muss jemand den Text lesen, und das kann eine KI. Alles danach folgt festen Regeln: Was als Rechnung erkannt ist, geht immer an dieselbe Stelle.
Kommt eine Mail immer vom selben Absender, etwa die Rechnung eines Lieferanten, reicht eine feste Regel ganz ohne KI. Wir setzen KI nur dort ein, wo sie gebraucht wird. So kostet sie nicht unnötig Geld.
Was Sie dafür brauchen
Ihr Postfach und Ihr Mailprogramm bleiben, wie sie sind. Wir brauchen einen Zugang zum Postfach und von Ihnen ein paar Beispiele: welche Mails heute wohin gehen und wer sie bearbeitet. Daraus bauen wir die Sortierung und prüfen sie mit Mails aus Ihrem Alltag. Live geht sie erst, wenn Sie sie abgenommen haben.
Im Einsatz
Im Hotelbetrieb ordnen unsere Automatisierungen das zentrale Postfach: Werbung und Spam verschwinden aus dem Eingang, und was die Rezeption beantworten muss, bleibt dort stehen.
Häufige Fragen
Liest die KI alle meine Mails?
Sie liest die Mails, die sie einordnen soll. Welches Postfach und welche Ordner dazugehören, legen Sie mit uns fest. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Ihre Daten nutzen wir nicht für eigene Zwecke, etwa zum Trainieren von Modellen.
Was passiert, wenn eine Mail falsch eingeordnet wird?
Dann liegt sie im falschen Ordner, verloren geht sie nicht. In der Anfangszeit sehen wir uns die Einordnung mit Ihnen an und stellen nach, bis sie passt.
Schickt die Automatisierung selbst Antworten?
Nur wenn Sie das wollen. Üblich ist ein Entwurf, den ein Mensch prüft und abschickt. Feste Nachrichten wie „Ihre Anfrage ist angekommen“ können auch von selbst rausgehen.
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Wie sähe das in Ihrem Postfach aus?
Erzählen Sie uns im Erstgespräch, welche Mails bei Ihnen ankommen und wer sie bearbeitet. Wir zeigen Ihnen, wie wir sortieren würden. Das erste Gespräch kostet nichts.